Event aplikacije danas pružaju doista ogromne mogućnosti, a osim što asistiraju sudioniku, mogu organizatoru uštedjeti ozbiljna sredstva. Aplikacije se ne kupuju, već se postojeće aplikacije prilagođavaju eventu, i to u svakom detalju.
Organizacija događanja zahtjevan je posao. Bili vi profesionalni organizator eventa ili njegov naručitelj, budite sigurni da vas čeka naporan posao. Nije dovoljno da sve prođe dobro – kriteriji s vremenom i brojnim mogućnostima rastu, i samo ‘dobro’ više nije dovoljno dobro. Sve treba biti izvrsno! Dostupna tehnologija i sve veća informatizacija zahtijeva suvremeniji pristup organizaciji, i pridjev ‘inovativan’ doista treba zaslužiti.
Online alati i softveri za uspješno upravljanje eventom
Bez obzira na opseg aktivnosti koje pojedina softverska aplikacija pokriva, zajednički nazivnik svima je u potpunoj korelaciji s tehnološkim trendovima u kongresnoj industriji: mobilno, interaktivno, brzo, jednostavno, intuitivno, smatra Adem jr Braco Suljić iz tvrtke AS Kongresni Servis.
Event aplikacije danas pružaju doista ogromne mogućnosti, a osim što asistiraju sudioniku, mogu organizatoru uštedjeti ozbiljna sredstva. Aplikacije se ne kupuju, već se postojeće aplikacije prilagođavaju eventu, i to u svakom detalju. Sudionik kongresa iz svoje app trgovine skida besplatnu aplikaciju, i logira se u ‘svoj’ kongres pomoću user/pass podataka koje dobije nakon što se registrira ili uplati kotizaciju.
-Jednom kada otvori aplikaciju, otvorio je cijeli kongres na dlanu. Naravno, postoje brojne aplikacije, no ono što bi svaka kvalitetna morala pružati je sljedeće: interaktivni program predavanja/izlaganja; mogućnost izrade vlastitog rasporeda (‘My schedule’ u koji sudionik iz programa jednostavno dodaje samo ona predavanja na kojima planira biti prisutan); interaktivnu mapu objekta koja će sudioniku pomoći u snalaženju; popis predavača s njihovim biografijama; popis svih ostalih registriranih sudionika, po mogućnosti s fotografijama; interni messaging, odnosno mogućnost kontaktiranja registriranih sudionika kroz aplikaciju (bez da sudionik mora objaviti svoju mail adresu); audience response funkcionalnost za televoting tijekom predavanja; survey funkcionalnost za provođenje anketa (u bilo koje vrijeme); bazu podataka s kompletnim predavanjima ili sažetcima, također dostupnu u bilo koje vrijeme; mogućnost povezivanja s bazom e-Postera…. – pojašnjava Suljić.
Osim što aplikacije evidentno pomažu sudionicima, pomažu i organizatoru, jer svaka kvalitetna aplikacija mora imati mogućnost slanja i prijema notifikacija, primjerice, s last-minute promjenama u rasporedu ili važnim obavijestima. Uz to, otvaraju se nove mogućnosti za sponzore kongresa, koji se kroz aplikaciju mogu promovirati. Nisu zanemarive ni mogućnosti dodatne zarade kroz reklamu lokalnih dobavljača (primjerice, restorana ili trgovina), koje se može posebno naglasiti u dijelu aplikacije koja pomaže u snalaženju u gradu gdje se kongres održava. Ništa manje važna nije ni činjenica da upotreba aplikacije produžuje vrijeme kongresa, jer omogućuje direktnu komunikaciju i prije i poslije samog održavanja skupa, zaključuje Suljić.
Tehnološki trendovi u kongresnoj industriji
Navike koje smo stekli uz širokodostupnu tehnologiju značajno su utjecale i na tehnološke trendove u kongresnoj industriji, kaže Adem jr Braco Suljić, dodajući kako se kongresi, naravno, održavaju i zbog socijalnog momenta, odnosno direktnog kontakta među ljudima, ali im je i dalje primarni cilj prijenos informacija. Ako istovremeno znamo da je nevjerojatna penetracija mobilnog Interneta drastično promijenila uvriježene komunikacijske kanale, nije za začuditi da se danas na kongresima očekuje da – kao i u svakodnevici – informacije budu brzo i lako dostupne svima i u svakom trenutku, te da je interaktivnost kao istinski alat postala imperativ.
-Nama u AS Kongresnom servisu uvođenje novih tehnologija na regionalno tržište nije nimalo strano, dapače, kroz našu povijest odrađivali smo pionirske poslove s praktički svim danas standardnim sustavima. Sukladno tome, već nekoliko godina pomno pratimo snažan utjecaj razvoja mobilnih tehnologija na kongresno okruženje, i mogu reći da smo do sada i sami implementirali mnoštvo novosti, praktički istovremeno s globalnim tržištem – kaže Suljić, te nastavlja kako se i dalje koristi ono što se smatra ‘standardnom’ opremom: ozvučenja, simultano prevođenje, projekcijski sustavi i tome slično.
No sve se češće u ‘standardno’ uključuje i ono što je do nedavno mnogima zvučalo prilično egzotično: interaktivno, mobilno, intuitivno, responzivno. Tu prednjače sustavi za interaktivno glasanje – bilo kao samostojeći hardverski sustavi, kao integrirani u all-in-one sustavi, ili kao mobilne aplikacije za smartphone uređaje koje omogućuju ne samo voting, nego i tekstualnu komunikaciju s predavačem. Sve se češće traže i različite event aplikacije za smartphone uređaje i tablete; vidimo povećanu potražnju za mobilnim sustavima za Digital Signage, a sve više i za interaktivnim e-Posterima koji zamjenjuju dosadašnje poster sekcije, neizbježne na praktički svakom medicinskom skupu. Umreženi Presentation Management – do nedavno od strane nekih organizatora smatran čak i pretjerivanjem – također je polako ušao u sferu standardnog.
Budući da većina ovih sustava stoji na informatičkim platformama, može se reći da kongresi postaju informatiziraniji, ali i značajno oslonjeni na Internet – a to nije uvijek lako realizirati na kvalitetan način. WiFi sustavi u hrvatskim kongresnim objektima najčešće su vrlo podkapacitirani, a potražnja za konekcijama sve je veća.
-To potvrđuje i nedavni primjer iz naše prakse: organizator kongresa sa 600 sudionika tražio je da osiguramo kvalitetne WiFi priključke za 1.500 uređaja istovremeno. Naravno, i taj problem može se riješiti, no bitno je naglasiti da su se očekivanja ne samo organizatora nego i sudionika značajno promijenila, a na nama koji se bavimo podrškom je da takva očekivanja ispunimo. Nije uvijek lako, ali na koncu uspijevamo, i sa zadovoljstvom mogu potvrditi da kongresna ponuda u Hrvatskoj u smislu praćenja tehnoloških trendova nimalo ne zaostaje za sličnom ponudom u ostalim zemljama zapada – smatra Suljić.
Osobine uspješnog event managera
Bez obzira na vrstu događanja, od event managera očekuje se da zadovolji sve zahtjeve organizatora, te da osigura sve potrebne preduvjete kako bi se događanje realiziralo besprijekorno.
-Za event managera ključno je da ima vrlo izražene organizacijske sposobnosti. Mora biti izvrstan komunikator, mora biti smiren, snalažljiv i prilagodljiv kako bi mogao dobro funkcionirati u uvjetima stalnih promjena s klijentima koji se u tim trenutcima često nalaze pod velikim stresom. Također je poželjno je da event manager bude kreativac, vizualni tip osobe s okom za detalje. To je vrlo zahtjevan posao s atipičnim radnim vremenom koji traži potpunu posvećenost – smatra Sandra Đurđević, direktorica Hotela Osijek, dodajući kako u Hotelu Osijek doista rade sve vrste evenata: kroz godinu se organizira mnoštvo sastanaka, raznih skupova, domjenaka, prezentacija, konferencija i kongresa. Najzastupljeniji su korporativni sastanci koji podrazumijevaju smještaj sudionika u hotelu, radni dio u konferencijskoj dvorani, ali i obavezan izlet kako bi se upoznala destinacija.
Novootvoreni kongresni centar u Osijeku
Sredinom listopada u Osijeku je predstavljen novosagrađeni dio pastoralnih prostora Nadbiskupskog vikarijata, koji uključuje kongresni centar s četiri dvorane i 650 sjedećih mjesta.
Pastoralni centar Nadbiskupskog vikarijata sastoji se od četiri dvorane: velika kongresna dvorana ima 420 sjedećih mjesta, a tri manje imaju po 120, 70 i 40 mjesta. Sve su opremljene odgovarajućom audiovizualnom, svjetlosnom i ostalom tehnikom te potrebnim pratećim prostorima. Iako će ovaj prostor prije svega biti u funkciji pastoralne aktivnosti, otvoren je i za sve kongrese, znanstvene manifestacije te ostala događanja.
Značajna kongresna događanja do kraja godine
Od 14. do 17. rujna hotel Rixos Libertas Dubrovnik bio je domaćin Private MICE Forumu, prvi put održanom u Hrvatskoj u organizaciji udruženja hotela Great Hotels of World, čiji je član i hotel Rixos Libertas Dubrovnik. Ovo četverodnevno događanje okupilo je hotelijere i predstavnike turističkih destinacija te MICE agencije zadužene za organizaciju kongresa, konferencija, insentiva, a radi se o brzim i efikasnim sastancima licem u lice na kojima hotelijeri predstavljaju svoj sadržaj i ponudu kupcima. Svaki je hotelijer imao oko 50 izravnih sastanaka s nekim od ukupno 80 agencija.
Forum hrvatske kongresne industrije ove će se godine održati 3. prosinca u zagrebačkom hotelu Palace, s glavnom temom ‘Utjecaj kongresno-incentive industrije na razvoj destinacije’. Uvodna izlaganja imat će Padraic Gilligan iz SoolNua, irske boutique konzultantske tvrtke za MICE, te Oliver Kesar sa zagrebačkog Ekonomskog fakulteta, Katedre za turizam.
Uskoro prvi certifikat u hrvatskom poslovnom turizmu
Kako je objavila Hrvatska udruga profesionalaca u kongresnom turizmu, HUPKT od prošle godine razvija vlastiti program certificiranja nazvan CCMEP (Certified Croatian Meetings and Events Professional), čiji je prijedlog programa izradila Radna grupa sastavljena od profesionalaca iz hotelijerstva, agencijskog poslovanja te kongresnih ureda, a svoj doprinos dala je i Savjetodavna grupa koju čine iskusni predstavnici industrije. Program je nastao po uzoru na nekoliko međunarodnih programa, uključujući one iz susjednih zemalja, SAD-a, Poljske i Velike Britanije, no prilagođen je uvjetima hrvatskog tržišta i poslovnim ciljevima domaćih profesionalaca.
Prvi ciklus certificiranja održat će se u sklopu Foruma 2015, edukacijom na temu organizacije poslovnih skupova. Drugi ciklus edukacije, na temu poznavanja Hrvatske kao destinacije na tržištu poslovnog turizma, održat će se do kraja veljače 2016., nakon čega slijedi ispit i dodjela prvih certifikata CCMEP. Za certificiranje se mogu prijaviti isključivo fizičke osobe, sudionici iz kongresno-incentive-event industrije, s minimalno dvije godine iskustva u MICE sektoru. Certifikat vrijedi pet godina, nakon čega se radi recertificiranje temeljem sakupljenih edukacijskih bodova, sudjelovanjem na edukacijskim događanjima u organizaciji HUPKT-a.
Novootvoreni hoteli i kongresni kapaciteti na Jadranu
Godina 2015. bila je godina najvećih investicija u zadnjih desetak godina, kako donosi portal PoslovniTurizam. U Srebrenom je umjesto uništenog hotela Orlando izgrađen Sheraton Dubrovnik Riviera Hotel, drugi Sheratonov hotel u Hrvatskoj, s 250 smještajnih jedinica i nizom popratnih sadržaja, te jednim od najvećih hotelskih kongresnih centara u Hrvatskoj, s velikom dvoranom kapaciteta od 900 sjedećih mjesta i četiri manje dvorane. Luksuzni Rixos Libertas najviše je uložio u modernizaciju svojih 190 soba, koje su postale ‘pametne sobe’, a veliki kongresni centar opremljen je najnovijim tehnološkim dostignućima. Importanne Resort nastavlja višegodišnji investicijski ciklus: nakon izgradnje luksuznog Royal Princess hotela, gostima je u resortu na raspolaganju ukupno 14 multifunkcionalnih konferencijskih dvorana.
Obnovljeni hotel Kompas postao je hotel s četiri zvjezdice, posjeduje 173 smještajne jedinice, a poslovnim gostima na raspolaganju je dvorana za 400 osoba s dnevnim svjetlom. Hotel Liburna u Korčuli dobio je četvrtu zvjezdicu, a uz 112 potpuno preuređenih soba poslovnim gostima na raspolaganju su konferencijska dvorana za sto osoba i dvije manje dvorane za sastanke u susjednom hotelu Marko Polo.
Valamarov novi kompleks nalazi se na otočiću sv. Nikola preko puta Poreča – Valamar Isabella Island Resort sa smještajnim kapacitet od 334 jedinice. Od ukupno četiri konferencijske dvorane, najveća prima 400 osoba, a resort nudi i zanimljive insentiv i teambuilding mogućnosti.
U Crikvenici je krajem svibnja otvoren preuređeni hotel Omorika, u sastavu državne hotelske tvrtke Jadran d.d. Hotel od tri zvjezdice sada raspolaže sa 115 smještajnih jedinica, te novom kongresnom dvoranom za 250 osoba.
U srpnju se otvorio i potpuno nov D-Resorta u šibenskoj marini Mandalina – sam hotel sastoji se od 69 luksuznih soba i tri ekskluzivne vile, a dio sadržaja je i kongresna dvorana za 160 osoba, djeljiva u tri manja prostora. U Splitu je Hotel Park postao hotel s pet zvjezdica, a obnovom i dogradnjom dobio je 73 luksuzne sobe te veliku kongresnu dvoranu za 250 osoba.
Što poslovni hotel čini izvrsnim
Hotel Osijek ima svu potrebnu infrastrukturu za organizaciju poslovnih skupova na najvišoj razini.
-Naši smještajni kapaciteti su izvrsni, što je osnovni preduvjet da se gosti skupa osjećaju ugodno. Dvorane su vrhunski opremljene, što organizatorima ulijeva sigurnost da će radni dio programa proteći bez problema. Imamo ponudu hrane i pića koja svojom kvalitetom prati i najzahtjevnije projekte, a ključno je da su u svakom trenutku organizatori okruženi podrškom čitavog tima ljudi kojima je doista stalo da njihovo događanje bude uspješno i premaši očekivanja njih i njihovih gostiju – kaže Sandra Đurđević, direktorica Hotela Osijek.
