Upotreba MS Power Alata u korporativnom izvještavanju

Power BI i drugi „power“ alati (power pivot, power map, power query…) mogu biti zbunjujući za korisnika te treba jednostavno objasniti koji se alat za što koristi. Tako će se i osobe koje nisu IT struke snaći u nazivima alata te izabrati one koji su im potrebni. Što se tiče Power BI alata treba spomenuti odmah na početku da se isti pojam koristi:

• Za izvještajno orijentirani cloud servis od Microsofta (gdje korisnik izvještaje objavljuje)
• Za (besplatnu) desktop aplikaciju koja se instalira na Vaš kompjutor

Naučite napredno koristiti Excel i postanite stručnjak za Power Tools prijavom na seminar: 

MS Power Tools (PowerPivot, PowerQuery i PowerBI skup alata za self service BI)

Dashboard je skup međusobno povezanih izvještaja. Izvještaje i dashboarde kreira se u desktop aplikaciji dok je dijeljenju informacija s ostalima namijenjena cloud varijanta prikaza (u web pregledniku).  Niz funkcionalnosti dostupno je u besplatnoj verziji alata iako cijena od 9.99$/mjesečno po korisniku ne bi trebala predstavljati niti prepreku korištenju svih funkcionalnosti koje platforma pruža. Ograničenja desktop verzije su na sustavu prava pristupa, automatizaciji osvježavanje podataka, te još neka koja desktop varijantu razlikuju od pravog enterprise izvještajnog alata.

Power BI spada u grupu self service BI alata. Self service bussiness intelligence definiramo kao  sustav u kojemu krajnji korisnici izvještaja te izvještaje samostalno rade raspolažući s svim podacima potrebnim za dizajn i izradu izvještaja. Znači ne traže od IT-a izradu izvještaja.

To znači da je takav self service BI alat namijenjen osobama koje zapravo i trebaju izvještaje i njihovi su korisnici te ih moraju samostalno napraviti. Shodno tome i korisničko sučelje takvih alata prilagođeno je osobama koje nemaju IT predznanje. Zbog toga su self service BI alati zanimljivi svima onima koji dio dana provode radeći izvještaje, a posebno kontrolerima i osobama iz odjela financija i računovodstva.

Osim spomenutog Power BI alata Microsoft nudi još alata koji se međusobno dopunjuju i čine zaokruženu platformu. Razjasniti treba osnovne informacije i reći koji alat je za što i čemu služi:

Power Query je jednostavan ali učinkovit self-service ETL alat. Alat je namijenjen transformaciji ulaznih podataka u strukturu namijenjenu za izradu izvještaja. ETL kratica stoji za:

• Extraction – dohvat podataka s izvora
• Transformation – transformaciju u podatke pogodne za izgradnju izvještaja
• Load – učitavanje tih podataka u strukturu pogodnu za izvještavanje

Učitati se podaci mogu u Excel, Power BI ili Power pivot (u okviru Excela). Power Query moguće je kao dodatak otvoriti u okviru Excela. Također je dio i Power BI desktop aplikacije (vizualno postoje  neke minimalne razlike no većina funkcionalnosti je potpuno identična).

Power Pivot je komponenta Excela koja koristi memoriju računala kako bi omogućila brzo povezivanje velikih tabela, te u obliku pivot tablica (ili grafova), isporučila podatke i odgovorila na upite. Koja je razlika u odnosu na „ručno napravljene“ izvještaje u Excelu i „običan“ pivot kakav postoji već desetljećima? Suštinskih razlika ima mnogo, a ono osnovno što ovdje treba spomenuti je mogućnost brzog i učinkovitog povezivanja više tablica (a ne sporim vlookup-ima i sličnim metodama) te značajno veće tablice s kojima je moguće ugodno raditi (više milijuna zapisa). Podatke u Power Pivot moguće je uvesti direktno spajanjem na bazu podataka (SQL Server, Oracle, itd), Excel ili pomoću spomenutog Power Query dodatka u slučaju da nam podaci nisu prikladni direktno za upotrebu na izvještajima već ih treba dodatno prilagoditi izvještajnim potrebama.

Uloga MS Power Alata?

Ono što prvo treba objasniti ja da iako se tu naoko radi o velikom broju alata formule, način rada, pristup i sve naučeno u jednom alatu slično se može upotrijebiti i u drugom alatu, što bilo koju od spomenutih Power komponenti čini zanimljivom svaku za svoju namjenu. Izgradnja izvještajnog modela podataka identična je u Power pivotu i u desktop verziji Power BI alata. Slični pristup je i sa dohvatom podataka u Excel, Power pivot ili Power BI. Tipičan scenarij upotrebe alata:

1. U Okviru Excela postoji problem sa sporošću i velikim brojem međusobno povezanih datoteka i sheetova, podaci su ponekad nepouzdani, teška kontrola podataka i njihove točnosti, verzija datoteka i slično
2. Potrebne podatke spoji se pomoću Power query-a na stvarne izvore (najčešće bazu podataka), podaci se MODIFICIRAJU da budu prikladni za izvještavanje.
3. Podaci se uvezu u Power Pivot i integriraju se u izvještajni model podataka – povežu se tablice i naprave potrebne kalkulacije
4. Excel (u formi pivota) ili Power BI (sa dashboardima i naprednim vizualizacijama) se koristi kao sučelje za izradu izvještaja. Cloud servise se može koristiti za dijeljenje informacija među više korisnika na korporacijskoj razini

Da zaključimo za kraj sa opisom osnovne namjene spomenutih alata:

• Power Query
  1. Besplatan dodatak (treba poseban download) za Excel 2010, 2013, od 2016 verzije integriran u Excel
  2. Služi za prilagodbu podataka izvještajnim potrebama
• Power Pivot
  1. Besplatan dodatak za Excel 2010 (treba posebnu instalaciju) a dio Excela 2013 i 2016
  2. Namijenjen izvještavanju u okviru Excela
• Power BI
  1. Poseban desktop alat (besplatan) – treba skinuti sa Microsoft site-a
  2. Cloud verzija ili uz pretplatu ili ograničena besplatna verzija
  3. Namjena je izgradanja izvještajnog sustava s naglaskom na vizualizaciju podataka i dashboarde (a ne samo pivot table poput Excela)