Koliko ste puta čuli izjavu „Ovaj sastanak je mogao biti e-mail ili poruka?“ Moderan poslovni život postavlja ispred nas čitav niz dnevnih zadataka koji se u marketingu i komunikacijama posebno vole neplanirano multiplicirati. Jedna od stvari koje uvijek kažem svojim suradnicima jest da ne ostavljaju stvari za sutra jer nikad ne znaš što ih može tada dočekati. Raspon je moguć u bilo kojem smjeru – od neke nove ponude, natječaja, krizne komunikacije, iznenadnog putovanja i sl. Upravo je zato uvijek potrebno kalibrirati procese i identificirati one koji nam nepotrebno oduzimaju previše vremena. Poslovni sastanci definitivno su tu prvi na udaru.
Kako uopće upravljati sastancima?
Prije svega, vratite se na prvu rečenicu ovog teksta i dobro procijenite treba li se uopće jedan ovakav susret dogoditi, bilo to unutar vaše organizacije ili na nekoj drugoj lokaciji. Jamčim vam da ćete u minimalno 50 posto slučajeva shvatiti da se komunikacije može nekako drugačije odviti. U suprotnom, to je „događaj“ koji ne bi trebao trajati duže od 30 do maksimalnih 45 min. Sve preko toga najčešće prelazi u zamorne debate iz kojih se nikada, ali baš nikada ne izvuku nekakvi zaključci koji proces guraju naprijed. Zašto je to tako? Iz mog iskustva, jedan od glavnih neprijatelja produktivnih sastanaka je izostanak jasne agende i plana što se želi tim susretom postići. To je svakako prva stvar koju organizator i voditelj sastanka treba osigurati te se onda nje i držati ne dopuštajući digresije na čitav niz drugih nepotrebnih tema. Naime, većina ljudi je „digresivne“ prirode, posebno ako je ona upareno s neadekvatnom pripremom za sam sastanak kada u „širenjima“ priče traže način da opravdaju svoju prisutnost u prostoriji. Dakle, tu smo već došli do drugog pravila za uspješne sastanke koje podrazumijeva pripremu svih prisutnih za razgovor. U CTA komunikacijama redovito savjetujem svojim kolegicama i kolegama da uvijek dođu s argumentiranim idejama na sastanke, umjesto da očekuju da će se one nekim čudom pojaviti kada se svi okupimo. Provjereno znam da ovakav pristup pali.
Paretova čarobna formula
Veliki sam ljubitelj pravila 80/20 Vilfreda Pareta koje se može primijeniti na više različitih aspekata poslovanja i života, ali posebno je efektan kada su sastanci u pitanje. Kako biste slijedili ovaj poučak, potrebno je strukturirati priču tako da do barem 80 posto najbitnijih zaključaka dođe u prvih 20 posto vremena trajanja sastanka. Drugim riječima, čim prođe tradicionalno uvodno čavrljanje od 5-6 minuta o proteklom godišnjem odmoru i zdravlju, treba se baciti na posao. Na taj način zasigurno ćete uspjeti održati sastanak unutar 30 – 45 minuta, što smatram zlatnim standardom. Pri tom, obveza je da se za svaku točku agende izvuče jasan zaključak te podijele zadaci.
Piši, preciziraj i vodi računa o rokovima i tuđem vremenu
Stara narodna izreka glasi: „Pametan piše, a budala pamti“. Ovom devizom zasigurno su se vodili ljudi koji su uveli prve zapisnike sa sastanaka. Cilj nije da oni sadrže nekoliko tomova i zauzimaju velike prostore u vašem inboxu, ali bi svakako trebali biti precizni u dijelu u kojem se definiraju daljnji zadaci i obveze, kao i pojedinci kojima su oni dodijeljeni. Naravno, uz sve to dolaze i jasni i izvedivi rokovi te se tako osigurava nesmetan tijek svih procesa i provođenje projekata.
Minimum poslovnog bontona bio bi započeti i završiti sastanak u unaprijed dogovoreno vrijeme. Poštovanje tuđeg i vlastitog vremena svakako je nešto na što i inače treba paziti. Stavljajući se u te vremenske okvire vježbamo sebe da držimo sastanke na kojima uistinu može zaživjeti pravilo 80/20, a sudionici odlaze s njih s jasnim zadacima i osjećajem kako nisu uzalud potrošili svoje vrijeme. Efektivnost se povećava u ovakvim slučajevima rapidno, ali treba vremena dok se na to ne naviknete, odnosno da vaš tim prihvati takav princip rada.
Dobra pomoć pri funkcioniranju firme pa tako i provedbi sastanka različiti su alati za kolaboraciju, poput Slacka, Trella, Zooma i sl. Inače, trebala se 2020. dogoditi kriza s koronavirusom da ljudi shvate kako se veliki broj susreta mogu ustvari odraditi online ili pak koliko im ovi softveri mogu dobra donijeti. Od samog početka firme, postavili smo našu priču tako da se možemo uključiti bilo gdje na svijetu pa nam i taj prelazak na online rad nije preteško pao. Preporučio bih to svima, stvari se onda kreću puno brže.
Zaključno, svi savjeti u ovom tekstu vjerojatno se čine zdravorazumskima na prvo čitanje, ali poanta je u tome da se zapitate koristite li nešto od ovoga u svojoj poslovnoj svakodnevici. Spremam sam se okladiti da se svako od vas susreo s nekim od izazova koje smo gore spomenuli, ali za koje srećom, kao što možemo vidjeti, ima lijeka. Pokušajte primijeniti nešto od ovoga i siguran sam da ćete ubrzo vidjeti pozitivne rezultate.
Autor bloga, Gordan Turković, o temi komunikacije na sastancima kao i komunikaciji iz pozicije managera, vodi trening Communication Skills for Managers – Dobrom komunikacijom do uspješnih timova koja se odvija 8. prosinca 2023. u Zagrebu, a u sklopu programa ‘Mini MBA – Management Skills’
