Evolucija organizacijskog dizajna i njena važnost za zadovoljstvo i angažman zaposlenika

Organizacijski dizajn se odnosi na proces oblikovanja strukture, procesa i komunikacijskih tokova unutar organizacije kako bi se postigla optimalna funkcionalnost, efikasnost i usklađenost s ciljevima organizacije. On uključuje različite elemente kao što su hijerarhija, odgovornosti, poslovni procesi, radne uloge, komunikacija i tijek informacija.

Kako bi izgradili otporne i prilagodljive organizacije, potrebno je staviti poseban fokus na izgradnji i koordinaciji povezanih timova – za razliku od klasičnih hijerarhijskih struktura koje postoje u mnogim tvrtkama. Za većinu tvrtki to uključuje duboke promjene i potpuno novo pozicioniranje.

Svrha organizacijskog dizajna jest oblikovati strukturu i okruženje koje će najbolje podržati ostvarivanje dugoročnih i kratkoročnih ciljeva organizacije. U tom procesu, ključno je uzeti u obzir više čimbenika, uključujući:

• Strateške ciljeve i viziju organizacije te njihov utjecaj na poslovni model.
• Prikladnu strukturu koja odgovara specifičnostima poslovnog modela.
• Potrebne vještine i mentalni sklop zaposlenika za uspješnost poslovnog modela.
• Informacije, procese i tehnologiju potrebne za podržavanje poslovnog modela.
• Motivacijski sustav, organizacijsku kulturu i vrijednosti koji odgovaraju poslovnom modelu.

Utjecaj organizacijskog dizajna na zadovoljstvo zaposlenika

Tvrtke koje imaju najveći udio zadovoljnih zaposlenika obično imaju pažljivo osmišljen organizacijski dizajn koji obuhvaća niz elemenata koji doprinose pozitivnoj radnoj atmosferi, motivaciji i angažmanu zaposlenika.

Najveći broj zadovoljnih zaposlenika često se nalazi u tvrtkama s agilnim organizacijskim pristupom. Dodatno, ravne organizacijske strukture podupiru zadovoljstvo. Ključne karakteristike takvih tvrtki uključuju:

• Transparentna komunikacija: Zaposlenici su informirani o ciljevima, strategiji i rezultatima tvrtke. Otvorena komunikacija omogućava zaposlenicima da se osjećaju važno za uspjeh organizacije.
• Sudjelovanje u odlukama: Tvrtke koje dopuštaju zaposlenicima sudjelovanje u odlukama koje ih se tiču, kao što su inicijative za poboljšanje ili promjene na radnom mjestu, često imaju angažiranije zaposlenike.
• Timski duh i podrška: Poticanje timskog rada i pružanje podrške zaposlenicima stvaraju pozitivno okruženje koje potiče angažman i razvoj.
• Redovita povratna informacija: Pravovremena povratna informacija o radu, zajedno s mogućnostima izražavanja vlastitih mišljenja, pomaže osjećaju kontrole nad poslom.
• Ravnoteža između zahtjeva i resursa: Pravedna raspodjela poslova i osiguranje dovoljno resursa smanjuju osjećaj preopterećenosti.

Svaka tvrtka je jedinstvena, pa ne postoji univerzalna formula za visoko zadovoljstvo zaposlenika. Međutim, naglasak na ovim čimbenicima može postaviti temelje za stvaranje okruženja u kojem zaposlenici osjećaju cijenjenost, motivaciju i zadovoljstvo.

Ključna uloga HR-a u procesu (re)dizajna

Uloga HR-a u procesu (re)dizajna organizacije ključna je za uspješno ostvarivanje promjena. HR djeluje kao partner leadership timu i zaposlenicima te osigurava da HR procesi i politike podržavaju viziju organizacije. Njegova uloga obuhvaća analizu radnih uloga, razvoj kompetencija, upravljanje promjenama, prilagodbu politika i praksi, uključivanje zaposlenika, upravljanje talentima te praćenje i evaluaciju promjena. Također, HR sudjeluje u razvoju nove kulture organizacije te pruža dugoročnu podršku za održavanje i implementaciju promjena. Ovaj sveobuhvatni pristup osigurava da zaposlenici osjete podršku i motivaciju te da promjene budu uspješno integrirane i održive.

Promjena je prilika za rast i napredak

Ključna je prilagodba pristupa promjenama prema specifičnim potrebama i kulturi svake organizacije. Promjene bi trebale biti prepoznate kao prilika za rast, a ne kao nametnute. Otvorenost, komunikacija i podrška su ključni za uspješno prihvaćanje promjena i očuvanje zadovoljstva i angažmana zaposlenika. Postižu se putem neprekidne, dvosmjerne, komunikacije, uključivanja zaposlenika u planiranje i odlučivanje, pripreme kroz dijeljenje informacija i osiguravanje resursa, jasne definicije uloga, podrške vodstva te promicanjem kulture koja potiče suradnju i inovacije. Ovakav pristup osigurava glatku prilagodbu promjenama i očuvanje produktivnosti i motivacije zaposlenika.

Tijekom proteklog desetljeća, mnoge organizacije su prešle na agilne pristupe upravljanju projektima i poslovnim procesima, rezultirajući u više fleksibilnosti timova, bržim prilagodbama te većem sudjelovanju zaposlenika. Ovaj pristup temeljen na timskom radu donosi veću inovativnost, prilagodljivost i otpornost na izazove tržišta.

Uz sve veći naglasak na postizanju ravnoteže između poslovnog i privatnog života, tvrtke su počele nuditi različite fleksibilne opcije rada, poput rada od kuće i prilagodljivih radnih vremena.

Digitalizacija poslovnih procesa i tehnološke inovacije su značajno utjecale na način poslovanja tvrtki, mijenjajući način na koji obavljaju svoje aktivnosti i komuniciraju s klijentima.

Sve veći broj tvrtki sve više cijeni dobrobit svojih zaposlenika, prepoznajući da visoko zadovoljstvo zaposlenika direktno doprinosi povećanoj produktivnosti i uspješnosti organizacije.

Nastavak evolucije organizacijskog dizajna i njen utjecaj na ulogu i prakse HR-a u budućnosti

U budućnosti se očekuje da će se ti trendovi nastaviti razvijati, uz nekoliko dodatnih aspekata:

• Težnja za agilnošću: Brze promjene u tehnologiji i poslovnom okruženju znače da će tvrtke i dalje težiti agilnosti i sposobnosti brze prilagodbe. HR će trebati razviti prakse koje podržavaju kontinuirane promjene i brzo prilagođavanje.
• Daljnja digitalizacija: Tehnološki napredak će i dalje oblikovati organizacijski dizajn i radne prakse. HR će morati razumjeti nove tehnologije i kako ih najbolje iskoristiti za regrutiranje, upravljanje talentima i komunikaciju.
• Unaprjeđenja temeljena na podacima: HR će se još više oslanjati na podatke kako bi se donosile informirane odluke o zapošljavanju, razvoju i zadržavanju talenata, te poboljšanju efektivnosti rada.

U suštini, budućnost HR-a će zahtijevati sposobnost prilagodbe brzim promjenama, usvajanje tehnoloških inovacija i konstantno usmjeravanje na dobrobit i angažman zaposlenika.

Autorica teksta, Mihaela Smadilo predavačica je na hibridnom seminaru ‘Organisational (Re)Design – Utjecaj organizacijskog dizajna na uspjeh HR-a’ a koji je ujedno i jedan od 10 modula HR Akademije u organizaciji Mirakul Edukacijskog centra.

HR Akademija započinje 19. listopada 2023., a u tijeku su upisi po promotivnoj cijeni.