Želi li se izbjeći represivno i neučinkovito, a samim time i prividno kontroliranje izostanaka, potrebno je upoznati se s vrstama, uzrocima i posljedicama koje izostanci donose te se potom posvetiti kvalitetnijem pristupu upravljanja izostancima s posla.
Apsentizam označava pojavu izostanka radnika iz radnog procesa neovisno o uzroku. Prema Hrvatskoj enciklopediji apsentizam označava višekratno izbivanje zaposlenika s posla bez opravdana razloga. No tomu možda ipak nije baš tako jer uzroci mogu biti razni – od osobnog nedostatka radne etike do strategije izbjegavanja rada zbog drugih radnih obveza (npr. dodatnog rada na crno).
Općenito, navodi se u Hrvatskoj enciklopediji, kod dobro plaćenih poslova ima manje apsentizma, a i svaki porast plaća umanjuje učestalost te pojave. S druge je strane apsentizam pozitivno koreliran sa sigurnošću radnog mjesta, odnosno – što je manja vjerojatnost od otkaza, to je apsentizam učestaliji.
Učestali izostanci radnika iz radnih procesa imaju poguban utjecaj na troškove rada kao i na ukupnu produktivnost poslovnog sustava, a što u konačnici rezultira nekonkurentnošću krajnjeg proizvoda ili usluge.
U uvodnom predavanju ovogodišnjega HR breakfasta koji je organizirao Mirakul edukacijski centar Damir Kovačević i Sandra Ćupurdija, stručnjaci iz Instituta za upravljanje apsentizmom, nizom su primjera ukazali na utjecaj izostanaka na poslovanje. Ujedno su istaknuli kako je povećana stopa apsentizma u snažnoj korelaciji s fluktuacijom zaposlenika. Posebnu pažnju je plijenio fenomen „prividne prisutnosti“ zaposlenika jer poslodavac isplati 35% plaća za rad koji se nikada ne obavi.
Kakve vrste apsentizama postoje?
Vrste apsentizma se, kako navode iz Instituta za upravljanje apsentizmom, može podijeliti na planirane i neplanirane. Pri tome se u planirane ubrajaju godišnji odmori, edukacije, redoviti pregledi te praznici, dok se u neplanirane ubrajaju bolovanja i plaćeni i neplaćeni dopusti. Osim te podjele apsentizma može se govoriti i o podjeli na mikroapsentizam i makroapsentizam pri čemu se u mikroapsentizam ubrajaju kašnjenja na posao, produljivanje pauza ili raniji odlazak s posla dok se na makroapsentizam uglavnom odnose bolovanja.
Što sve uzrokuje apsentizam?
U medicini i psihologiji rada apsentizam najčešće upućuje na neke zdravstvene, društvene ili osobne poremećaje (npr. zatrovane međuljudske odnose, depresiju, alkoholizam i dr.), naročito ako se radi o izostancima zbog bolesti ili bez odobrenja. Najviše se proučavaju broj i trajanje izostanaka kod ljudi različite dobi, spola, obiteljske odgovornosti i kvalifikacije. Karakteristično je, primjerice, da mladi ljudi izostaju češće od starijih, ali su kod starijih ljudi izostanci duži.
Važno je prepoznati i uzroke apsentizma koji mogu biti vanjski i unutarnji, odnosno osobni, ali i organizacijski. Kad se govori o vanjskim uzrocima najčešće su to uzroci na koje zaposlenik ne može utjecati, a odnose se na razne epidemije, zdravstveni sustav i socijalnu politiku, uvjete za mirovinu… Kad se govori o osobnim uzrocima također treba imati na umu da se ni na njih ne može utjecati, a posebno se to odnosi na godine, spol i zdravstveno stanje dok se u određenoj mjeri na neke obiteljske odnose i osobnost može utjecati, ali to su vrlo osjetljivi segmenti te je potrebno biti oprezan pri kategoriziranju određenih uzroka. Čak ni organizacijski uzroci, koji se mogu činiti kao nešto na što poslodavac može utjecati, nisu u potpunosti podložni njegovu utjecaju, a pri tome se misli na prirodu industrije, na organizacijsku kulturu, nedostatak radne snage, reorganizaciju te politiku zapošljavanja.
Prema godišnjem izvješću Hrvatskog Zavoda za zdravstveno osiguranje u 2016. godini vodeći uzroci apsentizma su bolovanja pri čemu se kao glavni generatori nepotrebnih troškova izostanka navode sporost procedura u javno-zdravstvenom sustavu, zloupotreba bolovanja od strane radnika, nepostojanje procesa upravljanja apsentizmom u tvrtkama, negativna organizacijska kultura te kruti radno-pravni okvir koja često rezultira sudskim sporovima.
Iako bolovanja predstavljaju dominantni oblik apsentizma, nisu jedina pojava kojom je moguće upravljati… Postoje brojni drugi oblici izostanaka radnika poput kašnjenja na posao, učestalih pauza, manipuliranja godišnjim odmorima, pa sve do tzv “prividne prisutnosti” (radnik je na poslu, a ne radi), koji su također podložni upravljanju.
Uobičajene (represivne) metode upravljanja (kontrole) izostanaka negativno utječu na organizacijsku kulturu i ugled poslodavca u kontekstu društveno odgovornog poslovanja, uz istovremeno povećanje troškova i smanjenje angažiranosti radnika.
Kakve posljedice apsentizam ostavlja?
Glavne posljedice o kojima govore stručnjaci iz Instituta za upravljanje apsentizmom su porast troškova poslovanja, niska produktivnost, pad angažiranosti radnika i negativan učinak na organizacijsku kulturu.
Ono što je svakako zanimljivo za spomenuti jest da je apsentizam drugi najveći trošak rada (odmah iza troška plaća), a uštede koje se mogu postići njegovim upravljanjem mogu smanjiti ukupan trošak rada i do 15% (absenceinsight.eu).
Kako učinkovito upravljati izostancima?
Mjerenje apsentizma susreće se s objektivnim teškoćama jer pojedinci nastoje svoje ponašanje opravdavati pozivanjem na prava iz normativnih propisa koji reguliraju radni odnos. Empirijska istraživanja upozoravaju na negativnu korelaciju između apsentizma i razine, odnosno porasta plaća.
Izostancima se, naime, može upravljati ukoliko se kvalitetno provodi analiza utjecaja izostanaka te se radi na pravovremenoj prevenciji. Prije svega je važna otvorena komunikacija i kvalitetno planiranje, a potom se pozornost posvećuje tzv. „upravljivim“ slučajevima, kako navode iz Instituta za upravljanje apsentizmom, gdje se drugačije pristupa radnicima koji su otprije skloniji izostancima. Kad do izostanaka već dođe, odnosno kad su na vrijeme najavljeni, moguće je raditi na ubrzavanju procedure povratka putem medicinske intervencije ili naprednih kontrola bolovanja. Jedan od učinkovitih načina prevencije apsentizma jest primjena alata line managementa kao i unapređenje strukture radne snage pri čemu se mogu koristiti alati naprednog medicinskog vještačenja i predikcije radne nesposobnosti. Rad na return to work planu kao i poboljšana selekcija također su načini za prevenciju apsentizma.
S obzirom na to da u većini slučajeva poslodavac vidi samo izravne troškove izostanka radnika (npr. naknadu za bolovanje) dok one indirektne, poput troškova zamjenskog radnika (edukacija, managerskih sati zbog dodatnog nadzora itd.), administrativnih troškova i troškova povezanih s padom produktivnosti, najčešće ne uzima u obzir i teško ih je sagledati bez specijaliziranih znanja i vještina. Stoga poslodavci troškove apsentizma uglavnom proglašavaju nemjerljivima, minornima i teško upravljivima bez nekog utjecaja na organizaciju i cijenu rada.
Ako vas zanima ova tematika, pohađanjem specijalističkog seminara Absenteeism In The Workplace – Efikasno i efektivno upravljanje apsentizmom u organizaciji Mirakul Edukacijskog centra, detaljno ćete se upoznati s poboljšanim modelima kontrole izostanaka. Naglasak seminara je na postizanju win-win situacije za radnike i poslodavce do koje dovodi uvođenje niza mjera kojima se objedinjuju uštede financijskih sredstava, povećanje zadovoljstva radnika i podizanje učinkovitosti organizacije. Seminar je namijenjen svima koji se bave upravljanjem ljudskim potencijalima, zaštitom na radu, pravnim poslovima, kontrolingom i obračunom plaća. Osim velikim, namijenjen je i malim i srednjim poduzećima, a predavači Sandra Ćupurdija i Damir Kovačević vrsni su stručnjaci s višegodišnjim iskustvom u tom području.
