Osobne karakteristike te način rada i vođenja projekata projektnog managera nisu dovoljne za osiguranje kvalitetnog upravljanja projektom. Potrebno je i kvalitetno okruženje na razini organizacije ili organizacija koje sudjeluju u izvođenju projekta, kao i širi kontekst poslovnih i društvenih dionika koji su pozitivno ili negativno utjecani aktivnostima ili rezultatima projekta.
Postoje uspješni i neuspješni projekti. Kako osigurati uspješnost projekta jednostavno je pitanje koje sadrži mnoštvo kompleksnih odgovora, čijom realizacijom apstraktan projekt postaje konkretan u prostoru i vremenu. Projektno djelovanje danas je integrirano u svaku vrstu poslovanja, te stoga ne čudi sve veća važnost projektnog managementa.
Project Management – što je potrebno za kvalitetno upravljanje projektom
-Za kvalitetno upravljanje napose su potrebne kompetencije iz upravljanja projektom, koje možemo podijeliti u tri skupine (prema IPMA): tehničke kompetencije upravljanja (alati, metode), kontekstualne kompetencije (poznavanje okruženja u kojem se projekt provodi i specifičnih uvjeta) te kompetencije ponašanja (vezane uz ljude te njihove osobnosti i ponašanja u izazovnim situacijama). Također, potrebno je da organizacija/kompanije koje provode projekt (odnosno organizacije koje su uključene) razumiju i imaju poslovanje koje daje preduvjete i potporu pripremi i provedbi projekata – rekao nam je prof.dr. Mladen Radujković, predsjednik Hrvatske udruge za upravljanje projektima (HUUP). HUUP je osnovan 1999. godine, a na 15. Svjetskom kongresu o Project Managementu, održanom 2000. godine, primljen je u Svjetsko udruženje za upravljanje projektima International Project Management Association (IPMA).
Osim što je potrebno imati profesionalne kompetencije iz industrije i managementa, a to su formalne kvalifikacije i stečeno znanje, iskustvo i vještine koje se kontinuirano nadopunjavaju učenjem i praksom, kvalitetno upravljanje projektom od projektnog managera traži visoku razinu energije, komunikativnost, te sposobnost anticipiranja rizika, njihovog eliminiranja ili umanjivanja, rješavanja problema i donošenja odluka. Ipak, osobne karakteristike te način rada i vođenja projekata projektnog managera nisu dovoljne za osiguranje kvalitetnog upravljanja projektom, smatra Marija Bajica, predsjednica PMI Udruge za upravljanje projektima Hrvatska te članica Uprave Oikon d.o.o. – Instituta za primijenjenu ekologiju. PMI Hrvatska (www.pmi-croatia.hr) ogranak je najveće međunarodne udruge za upravljanje projektima, Project Management Institute (PMI).
-Potrebno je i kvalitetno okruženje na razini organizacije ili organizacija koje sudjeluju u izvođenju projekta, kao i širi kontekst poslovnih i društvenih dionika koji su pozitivno ili negativno utjecani aktivnostima ili rezultatima projekta. Nacionalne i poslovne strategije provode se akcijskim i poslovnim planovima, koji se preko programa ili portfelja svode na provođenje određenih projekata. Prepoznavanje projekata kao načina operacionalizacije strategija te postizanje ciljeva i organiziranje radnih sredina na način da propisi, politike, metode i postupci definiraju način provođenja projekata, donošenja odluka, nagrađivanja, napredovanja i kodeksa ponašanja osiguravaju potrebnu radnu i institucionalnu okolinu za kvalitetno planiranje i izvođenje projekata – kaže Bajica, te dodaje da je kao minimum neophodan za osiguranje kvalitetnog upravljanja projektom potrebno imati jasnu definiciju ciljeva, dobro definiran opseg projektnog zadatka, jasnu definiciju uloga i odgovornosti na projektu u kontekstu izvođenja aktivnosti, upravljanja promjenama i donošenja odluka, te podršku managementa.
Formiranje, razvoj i upravljanje projektnim timom
Jedno od najčešće postavljanih pitanja je na što sve treba obratiti pozornost pri formiranju i upravljanju projektnim timom. Kako postići što veću učinkovitost tima? Jer, o usklađenom i pravovremenom radu tima ovisi i uspješnost projekta u konačnici.
-Pri formiranju tima treba posebno voditi računa o potrebnim kompetencijama, kojima se usklađuju znanja, iskustva, prakse i ponašanja kojima se determinira učinkovitost tima. Uz navedeno, tim mora imati jasan zadatak, kriterije ocjene uspješnosti, rok, radni plan, resurse, komunikacijski plan, te, naravno, voditelja koji ima osobine lidera. Učinkovitost tima kombinacija je više faktora u kojima su posebno važni posvećenost zajedničkom cilju, dobar radni plan, kompetencije i motivacija – pojašnjava prof.dr. Mladen Radujković.
Upravljanja projektnim ciklusom kod EU projekata
Već se duže vrijeme EU fondovi koriste kao dodatan izvor financiranja poduzetnika, javnih institucija, državnih tvrtaka, udruga. Upravljanje projektnim ciklusom obuhvaća analizu dionika, problema, ciljeva i strategije te pripremu projektne dokumentacije. Svakako je važno napraviti uvod u studiju izvodljivosti te analizu troškova i koristi, dokument koji je potreban za sve veće projekte koji se prijavljuju za sufinanciranje. Ciklus bi trebao obuhvatiti i pripremu proračuna projekta te čišćenje proračuna prije potpisivanja ugovora. Suvereno vladanje metodologijom upravljanja projektnim ciklusom omogućit će kvalitetnu pripremu EU projekta za prijavu na aktualne natječaje.
PMP (Project Management Professional) certifikat – standard izvrsnosti u upravljanju projektima
PMP® certifikat prvenstveno je provjera i potvrda kompetencija pojedinca u domeni vođenja projekata, što uključuje objektivnu i impersonalnu procjenu stečenih znanja, vještina i iskustva osobe koja se certificira. Upravo zato što se certifikat temelji na realno provedenim projektima u kojima je ta osoba sudjelovala i provjeri stečenog znanja koja ne može biti utjecana poznanstvima ili kupljena novcima, PMP® certifikat prepoznat je kao globalno usporedivi etalon za kvalitetu u području struke voditelja projekata.
-S PMP® certifikatom dobivate standardizirane vještine upravljanja projektima i prave vjerodajnice da biste ih dokazali. Omogućuje vam da demonstrirate svoje iskustvo upravljanja projektima, obrazovanje i kompetentnost za vođenje i usmjeravanje projekata. S PMP® certifikatom vaše vještine u upravljanju projektima priznate su u cijelom svijetu i primjenjive su za sve voditelje projekata u različitim stručnim područjima, uključujući tehnologiju, telekomunikacije, trgovinu, financije, istraživanje i još mnogo toga. PMP također može pružiti značajnu prednost kada je u pitanju plaća. Među ispitanicima koji su popunjavali PMI anketu, zaposlenici koji imaju PMP certifikat imaju veću plaću (20% veću u prosjeku) od onih koji nemaju PMP certifikat – rekao je mr.sc. Stanislav Strešnjak, PMP, potpredsjednik PMI Udruge za upravljanje projektima Hrvatska.
Koja su znanja potrebna za polaganje PMP certifikacijskog ispita
PMP® ispit provjerava znanje, iskustvo i vještine koje se odnose na pet procesnih grupa u upravljanja projektima – pokretanje, planiranje, izvršavanje, praćenje i kontrolu te zatvaranje. Područja znanja koje obrađuje PMI PMBOK, te se testiraju na PMP ispitu su Project Integration Management, Project Scope Management, Project Time Management, Project Cost Management, Project Quality Management, Project Human Resource Management, Project Communications Management, Project Risk Management, Project Procurement Management i Project Stakeholder Management.
-Kako bi pristupio ispitu, kandidat mora imati srednju školu i mora moći dokazati 7.500 sati u vođenju i upravljanju projektima. Ukoliko kandidat posjeduje fakultetsku diplomu, tada mora moći dokazati 4.500 sati u upravljanju i vođenju projekata. Sam ispit je depersonaliziran i jednak svugdje u svijetu te uključuje pitanja koja provjeravaju znanje PMBOK standarda, kao i primjene tih standarda u case study simulacijama – pojašnjava Strešnjak.
Najbolji Project Management softveri i alati
Ima puno softverskih paketa koji su posvećeni ili u sebi sadrže i dio posvećen vođenju projekata. Kako smatra mr.sc. Stanislav Stešnjak, možda su najpoznatiji paketi, posvećeni upravo upravljanju projektima, MIcrosoft Project i Jira za agilne projekte. -Kako je bit upravljanja projektima komunikacija, tu je svakako i softver za komunikaciju kao Active Colab, Asana, Slack, a ne smijemo izostaviti ni ‘obični’ tablični kalkulator i program za obradu teksta, s kojima voditelj projekata provode podosta vremena – kaže Stešnjak.
U američkom online izdanju PC maga, u tekstu objavljenom u svibnju možete puno više pročitati o najboljim softverima za Project Management, te istražiti detaljni prikaz svakog alata i dodatne preporuke.
Uspješno provedeni projekti
U želji da istakne organizacije i pojedince koji postižu najbolje projektne rezultate, Udruga PMI Hrvatska svake godine dodjeljuje nagradu za projekt godine – strukovno priznanje za najbolje vođen projekt i najbolje projektne rezultate ostvarene u Hrvatskoj. Nagrada je, po uzoru na međunarodnu PMI Project of the Year Award (PoY), u Hrvatskoj ustanovljena 2008. godine. Povjerenstvo, koje imenuje Izvršni odbor PMI udruge Hrvatska, ocjenjuje i odlučuje o dobitniku na osnovu dokumentacije i prezentacije projekta vodeći se aktualnim kriterijima propisanim Pravilnikom o dodjeli Nagrade za projekt godine. I vi svoj projekt možete prijaviti na web stranici http://pmi-croatia.hr/hr/poy.
Nagrada za projekt godine za 2015. godinu dodijeljen je projektu ‘Kompetencijska mreža zasnovana na informacijsko-komunikacijskim tehnologijama za inovativne usluge namijenjene osobama sa složenim komunikacijskim potrebama’, nositelju projekta Fakultetu elektrotehnike i računarstva, Sveučilišta u Zagrebu i voditelju projekta prof.dr.sc. Vedranu Podobniku. Također je dodijeljeno i nekoliko povelja – opširnije o svemu možete pogledati na stranici projekta godine ili na http://pmi-croatia.hr/hr/pmi-forum-2016-post-festum.
Upravljanje vremenom – jedan od najzahtjevnijih zadataka
Na koje načine osigurati pravovremeni završetak projekta, pitanje je koje si postavlja svaki Project Manager.
-Upravljanje je vrlo zahtjevno radi izrazite dinamike i stohastičke komponente projekata te vrlo zahtjevnih ciljeva koje postavljaju vlasnici projekata. Sve ono što je danas bilo dobro, sutra se želi ubrzati, poboljšati, povećati… Za pravovremen završetak projekta treba nekoliko faktora: realan početni okvir, kompetentno upravljanje projektima temeljeno na međunarodnim standardima upravljanja projektima te razvijen sustav praćenja i kontrole izvršenja s uključenim upravljanjem rizikom te upravljanjem promjenama – smatra Radujković.
