Ponesi emociju kući

Doživljaj, iskustvo, interakcija, multimedija. Kad netko i za godinu dana pomisli na vaš event – cilj je da se sjeti svog pozitivnog iskustva. Potreban je magičan spoj pedantne organizacije, drugačijih ideja i razumijevanja DNA kompanije i publike.

Event manageri kažu da se bave jednim od najstresnijih zanimanja. Pozdravljamo taj navod, uz iznimku novinara. Svaki će event manager reći da je najvažnije imati razgranatu mrežu profesionalnih i pouzdanih partnera, master protokol, dobar plan B, predan tim, kreativnost na visini, čelične živce i širu sliku. Treba biti drugačiji, no neki put je manje – više.

Top lokacije za business evente

Krenimo redom – lokacija. MICE tržište u stalnom je porastu, pa očekujemo sve više novih, kreativno oblikovanih proizvoda prostora. Donosimo vam nekoliko prijedloga gdje se možete kao organizatori osjećati „sigurno“.

Amadria – Konvencijski centar u Šibeniku – prvi je centar u Hrvatskoj izgrađen isključivo za konferencijsku i izložbenu namjenu. Najveći je i najmoderniji prostor za održavanje konferencija u Hrvatskoj. S ukupno 6.000 m² prostora, 11 dvorana na tri kata, zasebnim prostorima za registraciju sudionika, garderobe, izložbene prostore, te s glavnom dvoranom veličine od 1.110 m², ovaj centar pozicionira Šibenik kao destinaciju velikih događanja.

Visina glavne dvorane je 7,5 metara, što omogućava održavanje najzahtjevnijih produkcija. Kako navodi konzultantica Ana Smoljo iz agencije Hauska&Partneri, agencije Amadria Parka u sklopu kojeg djeluje Konvencijski centar, posebnost je i što podršku centru pružaju brojni hotelski i zabavni sadržaji. Ovdje se, recimo, održava Combis konferencija, Oriflame godišnja konferencija, Adria Security summit…

Aristos hotel Zagreb – njegova glavna prednost je blizina zračne luke. Nikolina Štorga, direktorica marketinga i prodaje Aristosa, upućuje da je na raspolaganju kongresno-banketni centar sa zasebnim ulazom, s registracijskim pultom, garderobom i barom s terasom te restoranom Tiara, kapaciteta 220 mjesta.

Tu je i glavna Grand dvorana kapaciteta do 300 sudionika. Lokacija omogućuje mirno i radno okruženje, nema prometnih gužvi, osiguran je parking. Priča se zaokružuje bogatom gastronomijom te wellness & spa centrom.

Kongresni centar Forum Zagreb – glavna prednost je što se nalazi u poslovnom srcu Zagreba, u Green Goldu. Na više od 1.300m² moderno uređenog prostora, nalazi se 8 dvorana s top tehnologijom.

Mara Vitols Hrgetić ističe da tim Foruma Zagreb prati najnovije trendove i može ponuditi sve, od live streaminga i video konferencija do mobilnih aplikacija. Prilagođeni su targetu kada je u pitanju hrana – vegetarijanska, halal, košer, bezglutenska… Tu se održao Energy Market Forum 2017., Tjedan EU fondova 2016., Poslovni uzlet…

Sheraton Dubrovnik Riviera Hotel – dubrovačka ekskluziva. Tihana Bazdar Gašljević, voditeljica odjela marketinga, navodi da je raskošni Business Congress hotel jedan od najbolje opremljenih Sheraton hotela na Mediteranu te raspolaže s najvećom hotelskom kongresnom dvoranom u Hrvatskoj.

Može ugostiti preko 1.000 uzvanika, a prednost čine raznolike opcije smještaja. Naime, Sheraton Dubrovnik Riviera Hotel dio je grupacije hotela i vila Dubrovnik Riviera Hotels. Sama kategorija hotela čini ga poželjnim za MICE industriju, idealan je za organizaciju velikih međunarodnih konferencija poput Cisco EMEAR CAB Meetinga.

Top lokacije za urbane evente, pressice, partyje…

Zamolili smo agencije da istaknu lokacije iz svog organizacijskog iskustva – Pepermint, Ex-Alto, Priredba i Komunikacijski Laboratorij. Važno je odabrati prostor koji svojom strukturom zadovoljava zahtjeve događaja, no bitno je ponekad i samim odabirom prostora pomalo iznenaditi.

• za dnevni party – Botanički vrt ili vrt iza galerije Kranjčar s pogledom na zeleni Ribnjak uz prostor Galerije, najnovije dubrovačke plaže – Šunj na Lopudu, Sunset Beach u uvali Lapad;
• za pressicu/urbani event/neformalan business event – zagrebački Velvet bar u Dežmanovom prolazu, dvorana Muller u kinu Europa, Kaptol Boutique Cinema Zagreb, La Grma, Francuski paviljon;
• party prostori – Lauba, Katran, Johann Franck, Boćarski dom u Zagrebu, zadarski Garden i Arsenal, osječka Tvrđa, Tvrđava. Sv. Mihovila u Šibeniku, rovinjska stara Tvornica duhana.

HUB385 postavio je neki novi smjer pa je danas vrlo „in“. Odličan je odabir za dnevna druženja, bruncheve, radionice, predavanja, prezentacije. Kao prostor coworking zajednice i mnogih startupova stvara poseban doživljaj, a tim koji vodi HUB sam je po sebi tehnološki potkovan, što mu daje dodatnu prednost.

Sveto ime kreative iliti što je potrebno za dobar event

Naravno da sve ovisi o događaju i budžetu i da je teže iznijeti neke univerzalne savjete, ali ovo su glavni sastojci „recepta“. -Događanje koje nadmašuje očekivanja, pruža nezaboravan doživljaj ugode uz pažljivo osmišljenu lokaciju, osvjetljenje i scenografiju, zvukove, okuse i mirise… što više ciljanih podražaja uspješno ostvarimo, to će događanje stvoriti više doživljaja, što su doživljaji intenzivniji, stvorit će se intenzivnije emocije – inspirira Goran Rihtarić, managing director u agenciji Ex-Alto, specijaliziranoj za iskustveni marketing.

Multimedijalni efekti su nezaobilazan alat, a pružaju intenzivne doživljaje ili pojačavaju doživljaj drugih atrakcija. Je li to 3D mapping na zgradi, video projekcije na partyju, kao što je navedeno, sve ovisi o eventu, a pravi prikaz što multimedija može napraviti kad, na primjer, slušate predavanje, posebice zbog velikog platna i pozornice koje pruža kino, jest konferencija koja je okupila „digitalce“, Digital Takeover by 24 sata, uz virtualnu moderatoricu i proširenu stvarnost.

Direktorica Ana Petričić Gojanović iz agencije Priredba, poznate po svojim modnim eventima, daje konkretne primjere iz njihovog iskustva: -Imajte kvalitetan razglas jer ne želite da kasnije uzvanici tračaju kako ste imali loš bend, a ustvari ste imali preslab razglas ili kako nisu dobro vidjeli prezentaciju jer vam je projektor slab, odnosno projekcija pikselizirana. Rasvjeta i zanimljive svjetlosne instalacije, video projekcije u prostoru i vani, hologrami, video prijenosi, društvene mreže, kvalitetan razglas, virtualna stvarnost, sve su to detalji koje valja iskoristiti. Naravno, upamtite kako je ponekad i manje – više.

Ne morate nužno biti bogati, suvremeno najopremljenijii tehnološki nadmoćni da biste bili najbolji. I akustična gitara uz lijepi glas i dobar zvučnik čine čuda… Ukoliko organizirate IT događaj ili događaj za millennialse ili Z generaciju, sigurno je kako ćete posegnuti za tehnološki zanimljivom pozivnicom, za diplomatski domjenak ili prestižni događaj pozivnicu ćete ispisat ručno krasopisom, za godišnjicu svoje agencije poslat ćete ju emailom.

Boris Kovaček, direktor i suvlasnik Pepermint agencije iza koje stoje brojni uspješni „top level partyji“, navodi kako se često partyji rade jer organizator misli da će se ljudima svidjeti vrsta glazbe ili partyja koje on voli. Potrebno je znati što ciljana publika želi, kako im komunicirati koncept. Multimedijalni pristupi su uvijek dobrodošli, ali nekada mogu odvući pažnju s glavnog izvođača ili programa koji se događa na pozornici. -Multimedija ne smije biti sama sebi cilj, već mora biti upotrijebljena u skladu s porukom ili ugođajem koji želimo postići – upozoravaju iz Pepeminta.

Ljudi su fokusirani na hranu, pa je važno pažnju usmjeriti na catering. Kada i ukoliko imate mogućnosti, dajte si oduška. -Molekularni catering? Zašto ne. No, jeste li sigurni da su uzvanici koji dolaze na vaš događaj spremni pojesti fluorescentne sendviče? Prilagodite sadržaj, program i ponudu uzvanicima i DNA kompanije koja organizira događaj – konkretna je Gojanović iz Priredbe. Primjer „drugačijeg pristupa“ daje i Kovaček iz Peperminta: -Poslužili smo masne ćevape u lepinji kao catering, dok su svi očekivali canapee. Radilo se o filmu Borat pa nikakva glupost nije bila prevelika.

Nadalje, ističe se važnost sastojaka „event recepta“. Klijent koji ima cilj, agencija koja organizira događaj i priprema koncept, prostor, program, iznenađenja, uzvanici. -Za dobar party potrebno je da se sve ove stavke poklope, da između klijenta i agencija vlada razumijevanje i poštovanje, da znate procijeniti što će biti najbolje za uzvanike te ono najbitnije, da u organizaciji svi sudjeluju kao tim, partneri, a ne da se međusobno natječu. Natjecanje ostavite za uzvanike i njihove plesne vještine na podiju – napominje Priredba.

Manuela Šola, vlasnica i direktorica agencije Komunikacijski laboratorij, ističe koliko je važno imati internu organizaciju da bi bili uspješni: -Event management je kompleksna disciplina za koju nisu dovoljne samo jako dobre organizacijske sposobnosti. Važna je snaga agencije i partnera s kojima radi. Mi se na dnevnoj bazi susrećemo s različitim protokolima, osiguranjima i izazovima i moramo ih kao agencija rješavati brzo, učinkovito i bez opterećenja klijenta. Koristimo poseban softver koji omogućava detaljno planiranje, vođenje i praćenje statusa projekata. Tako ubrzavamo procese, pratimo troškove na još učinkovitiji način i dobivamo kvalitetnu arhivu podataka.

I naravno, društvene mreže. -Ako se radi o otvorenom događaju, važno je stvoriti „hype“ i događaj pozicionirati kao „the place to be“. Ako Facebook i Instagram preplave fotografije i statusi s događanja, event možete smatrati poprilično uspješnim. S druge strane ih želimo odmaknuti od mobitela i motivirati ih da podignu pogled i uživaju u eventu. Interakcija s posjetiteljima danas je važnija nego ikada. Neki od svjetskih trendova su raditi partyje koji se održavaju po danu, da su tematski i da imaju neočekivan „twist“. Kao da pričate priču. Uostalom, sve i jest storytelling. Traži se ono neočekivano, no klijenti kod nas još nisu toliko spremni.

Sportski događaji – važnost za firme i zaposlenike

Agencija 404 komunikacijski pokriva B2B RUN. Pomogli su da prenesemo „sportsku ekspertizu“ jer organizacija outdoor događaja s velikim brojem sudionika je vrlo izazovna. Filip Mott iz tvrtke VETTURELLI, koja je glavni pokretač B2B RUN događanja u Hrvatskoj, napominje da MAGENTA 1 B2B RUN po svojem karakteru nije sportski događaj, već poslovno okupljanje čija je zajednička tema – trčanje. Stoga je ovo primjer kako tvrtke u događanjima mogu iskoristiti sport kao ultimativan medij za prijenos pozitivnih vrijednosti.

B2B RUN je primjer kako tvrtke u događanjima mogu iskoristiti sport kao ultimativan medij za prijenos pozitivnih vrijednosti.

-Specifičnost ovog događaja je što fokus ne stavljamo na sportsku priredbu i sportski rezultat, već na razvoj dobre poslovne prakse usmjerene prema brizi za zaposlenike, potičemo na razvoj interne komunikacije i osjećaja zajedništva na hrvatskoj gospodarstvenoj sceni – inspirira Mott. U sklopu B2B-a navodi tri velika izazova. Prvo da u svim gradovima u kojima se održava (Split, Rijeka, Osijek i Zagreb) sudionicima ponude jednaku kvalitetu, potom pronalazak adekvatne lokacije. Npr. dostupnost parkinga, što je u slučaju Zagreba s 4.500 sudionika veliki izazov, do širine staze i prostora za održavanje after-run partyja. I treće, pronaći sponzore koji će stvoriti dobru atmosferu i s kojima se dijele iste vrijednosti.

Detektiranje kvalitetnih dobavljača, partnera i sponzora i njihova koordinacija ključ su uspješne organizacije B2B-a. Osim mreže partnera, rad na B2B-u zahtijeva puno razumijevanje korporativne kulture. Zato su im u središtu komunikacije: -U protekle tri godine osobno sam bio u kontaktu s više od 400 različitih kapetana timova. To se višestruko isplatilo za sve sudionike čije smo ideje utjelovili u cjelokupni doživljaj – ističe sugovornik o ovom jedinstvenom tipu događaja.

Stvaranje novih vrijednosti kroz kulturu i film

Vedran Galić direktor je agencije G.A.D. PRODUKCIJA. Njihov je nagrađivani projekt „Dvorišta“ u partnerstvu s Katapult promocijom i partnerstvo sa Zagrebačkom filharmonijom – nastup Stjepana Hausera iz 2CELLOS. Koje su specifičnosti organizacije događanja u kulturi? Izazov leži u sposobnosti pronalaženja tanke granice kroz koju ćemo kulturni sadržaj približiti široj publici i paziti da ne umanjimo ili ugrozimo važnost i značenje sadržaja. -Na management u kulturi gledamo kroz poslovnu filozofiju C2B (culture to business).

Brojni svjetski primjeri pokazuju kako je kultura zapravo „pokretač“ gospodarstva. Stoga za nas event management, bez obzira radi li se o managementu u kulturi ili u bilo kojemu drugom sektoru, znači – stvaranje novih vrijednosti. Targeti su oni koji su tradicionalno zainteresirani za kulturne sadržaje (srednja i starija životna dob) te mlađa generacija koja nema naviku. Upravo ta „nova“ publika u novome vremenu predstavlja glavni izazov. U procesu ne smijete ugroziti sami sadržaj i banalizirati ga. Djelatnici u kulturi još uvijek smatraju da je kvaliteta sadržaja dovoljna da poluči uspjeh i privuče publiku. U eventima u kulturi najveće pogreške rade se u komunikaciji – zaključuje Galić.

Najbitnije je da u organizaciji svi sudjeluju kao tim, partneri, a ne da se međusobno natječu.

Katarina Bokor Golubić iz marketinga Cinestara konzultirala je o filmskoj industriji. Cinestar je u suradnji s distributerom Blitz organizirao event dolaska jedne od najvećih zvijezda današnjice, glumice Angeline Jolie povodom premijere njenog filma „U zemlji krvi i meda“: -Mi bismo svakako naglasili timski rad jer distributeri organiziraju filmske premijere, a event manager kina je taj koji surađuje s distributerima. Ako se radi o dječjem eventu, iznimnu pozornost posvećujemo aktivnostima u prostoru kina prije filma, prilagođene uzrastu, koje su vremenski kraće, jer djeca brže gube pozornost.

Kaptol Boutique Cinema, koji u ovoj godini ima iza sebe stotinjak evenata, od kojih su posebno interesantne premijere filmova, bilježi veći odaziv posjetitelja, a to pripisuju lokaciji eventa. Iznimno je važno poznavati sadržaj koji komunicirate, tj. samo umjetnost, samo filmsko djelo, jer tako možete dobiti dodatne kreativne ideje za event i pružiti posjetiteljima dodatnu emociju i nakon filma.

Događaji u shopping centrima

M+ agencija vodi zagrebački Avenue Mall. Jelena Viljevac, COO agencije, uvodi nas u ove posebnosti. -Svrha jednih evenata je brand awareness, drugima želimo promovirati određene kategorije brandova, dok treći za cilj imaju posjetitelje potaknuti na kupovinu. U skladu s time mijenjaju se izazovi s kojima se susrećemo, kao i mjerila uspješnosti. Upravo ta različitost i potreba shopping centra čini posebnost ovog event managementa. Kvalitetna marketinška strategija podrazumijeva kontinuirani rad na manjim eventima kojima se obraća određenoj target skupini i event manager se uvijek mora time voditi.

Godišnji plan podijeljen na segmente je Biblija, a najvažnija komponenta je odnos sa zakupcima. Iskustvo je pokazalo kako nije pametno organizirati previše aktivnosti istovremeno, nego se radije fokusirati na jednu target skupinu i njoj ponuditi vrijedno iskustvo. U našem iskustvu doslovno smo svjedočili izgradnji prijateljskih odnosa posjetitelja i brandova (prodavača). To su posjetitelji koje želimo, koji su vjerni i koji u konačnici razvijaju određene emocije naspram shopping centra.

SOS pravilnik za kraj

Kao event manager morate držati apsolutno sve konce u svojim rukama. Izbjegavajte situacije kojima ne možete upravljati, primjerice, vremenske uvjete. Izbjegavajte organizaciju događanja na otvorenom ako se ne radi o lipnju, srpnju ili kolovozu. I tada uvijek morate imati plan B. Ključna osobina dobrog event managera je orijentiranost na rješenje – nemojte trošiti energiju na pronalazak krivca i uzroke problema, već se u tom trenutku fokusirajte isključivo na rješenje, savjetuje Manuela Šola.

Kao event manager morate držati apsolutno sve konce u svojim rukama.

Spriječite situacije „Sve smo se dogovorili, oni to rade“ u radu s partnerima, važan je protokol. Dobro je znati i na kolegijalan način kontrolirati i suradnike kako bi izbjegli „Svatko je mislio da će Netko obaviti taj zadatak“, savjetuje Galić iz G.A.D. produkcije.

Kada se dogodi problem, potrebno je ostati „hladne glave“, tražiti alternativne načine rješenja te da se ne primijeti kako je nešto krenulo neplanirano! Iz filmskog aspekta savjetuje Bokor Golubić.

-Kao i u životu, najgore je kad nemaš plan B i kad ti improvizacija nije jača strana – što će reći da je najgori problem – imati lošeg event managera! Paziti na manjkavu check listu, važno je imati check listu razrađenu do najmanjih detalja i brief za svaku osobu koja je dio organizacije – upozorava Viljevac iz M+ agencije.

I danas, telefonski poziv i sms, a osobito poznanstvo, čine čuda jer na kraju priče ipak je najvažnije tko se sve pojavio na vašem događaju, koliko dobro su se gosti zabavili i koliko ste pr-ovski profitirali od organiziranog događaja. Profesionalan pristup poslu i odgovornost, kreativnost i informiranost, poznanstva i spremnost na iscrpljujući rad učinit će vas event zvijezdom, ističe Gojanović iz Priredbe.