U organizaciji događanja sve se više traže alternativnije i neobične lokacije, podrazumijeva se social hype i hi-tech podrška, a cijeni zdrava hrana. No počnite od baznih pitanja. Za koga pripremate event, kome se obraćate, što im želite poručiti i što ćete učiniti da se razlikujete od drugih. Potom začinite našim savjetima.
Kada se radi priprema evenata, važno je imati budžet, ideju, plan i strategiju, no važno je i osluhnuti informacije i iskustva stručnjaka, onih iza kulisa događaja, koji prate feedback iz backstagea i u neposrednom su kontaktu sa samim sudionicima, klijentima i partnerima.
Kongresi – iskustva iz prve ruke
O kongresnim iskustvima vezanim uz organizaciju evenata razgovarali smo s menadžerima iz Amadria Parka. Kongresni segment jedan je od važnijih segmenata u poslovanju njihove kompanije te u svim destinacijama organizatorima nude veliki izbor različitih opcija za organizaciju svih vrsta događanja, od manjih poslovnih okupljanja do većih konferencija, seminara, kongresa, radionica, izložbi ili festivalskih događanja.
Dva velika kongresna centra svojim su konceptom i filozofijom unijela novost na hrvatsko tržište. Opatija je najpoznatija kongresna destinacija u Hrvatskoj te se tijekom godine u njihovim kongresnim kapacitetima održi više od 400 različitih vrsta događanja, a novim konceptom Conference Parka 25/7 u Opatiji, gostima je ponuđen i drugačiji pristup od uobičajenoga uvodeći tri nova formata: Sea Office (ovaj koncept sjedinjuje ured na otvorenom maksimalno koristeći blizinu mora i parka, a dan započinje zdravim doručkom, yogom, ili šetnjom Lungo mare); Out of Office (potaknuti razmišljanje na originalan način, krećući od tvrdnje da se do kreativnih i najboljih ideja dolazi izvan uobičajenog radnog okruženja); Market (malim poduzećima i start up-ovima u ponudi je platforma za prezentaciju proizvoda i usluga posjetiteljima i široj zajednici).
Prvi i najveći hrvatski konvencijski centar u Šibeniku otvoren je u proljeće 2017. godine. Do sada je već znatno utjecao na produženje turističke sezone u Šibeniku i ugostio neke od najvećih kongresnih događanja u Hrvatskoj. Ukupno može primiti do 1500 sudionika u 11 dvorana, a ako se ovome dodaju i svi drugi sadržaji koji im stoje na raspolaganju, broj sudionika može biti i znatno veći. Događanja koja su ove godine ugostili vezana su uz nove trendove u svim segmentima poslovanja, od turizma, financija, novih proizvoda na tržištu, pa sve do raznih radionica, predavanja i manjih poslovnih okupljanja.
-Do prije nekoliko godina najveći broj kongresnih događanja održavao se u rujnu i listopadu, a s velikim zadovoljstvom možemo konstatirati da se ta sezona znatno produljila te da već sada imamo jako dobre najave i za studeni i za prvi dio prosinca – poručuje Ivan Sarajlić, izvršni koordinator marketinga Amadria Parka. Hotelima u Opatiji i Šibeniku za nekoliko tjedana pridružuje se i prvi city hotel unutar grupacije – Amadria Park hotel Capital, koji je smješten u samom centru Zagreba. U sklopu hotela biti će uređeno 112 soba i apartmana, a uz restoran, lobby bar, kavanu i fitness, gostima su na raspolaganju i kapaciteti za manja poslovna okupljanja. Za poslovne goste na drugom katu hotela nalazit će se Capital Business Salon površine 50 m² koji se može prilagoditi za razne vrste događanja. Također, u hotelu će biti uređen i Capital Private Club površine 30-ak m² za manja privatna događanja, a u istu svrhu moći će se prilagoditi i prostor kavane hotela Capital površine 150 m² – informiraju o novostima ponude iz Amadrie.
-Organizatori svih vrsta događanja danas zaista traže vrhunsku uslugu i veliki broj mogućnosti. Važno je, uz kongresne kapacitete, ponuditi i vrhunske smještajne kapacitete (mi imamo 6 hotela u Opatiji i 5 hotela u Šibeniku), ali i brojne sadržaje i atrakcije zahvaljujući kojima se sudionicima pruža nezaboravno iskustvo (Gastro svijet, Royal Beach, Dalmatinsko etno selo, En Vogue Beach Club, Mediteranski trg) – ističu iz Amadrie.
Ono što je važno njihovim organizatorima jest:
- Lokacija – nešto novo i jedinstveno – biranje novih i atraktivnih lokacija te jedinstvenost svih događanja unutar jednog eventa.
- Marketing – social hype – koliko je event uspješan pokazat će i svaki sudionik putem društvenih mreža. Reklama putem sudionika je formula za uspjeh jer uspomena je ono zbog čega se klijenti vraćaju.
- Hrana i piće – lokalne namirnice i live cooking show.
Priprema hrane i pića “uživo”
Pravi izbor hrane i pića postao je daleko važniji. Klijenti se sve više okreću svježim, zdravim i lokalnim namirnicama. Klijenti također žele vidjeti kako se hrana sprema ispred njih pa klasičnu gala večeru često zamijeni domjenak u stajaćoj varijanti gdje sudionici imaju priliku razgovarati i mijenjati iskustva s kuharima koji hranu spremaju ispred njih. Svakako je najbitnija svježina namirnice, ali bitna je i atraktivna lokacija na kojoj se priprema event, jer klasične restorane i dvorane svatko želi zamijeniti nečim novim, a to su upravo lokacije na otvorenome.
Tehnologija – aplikacija eventa i live streaming
Tehnologija je prisutna na svakom koraku, ali ono što je najbitnije je informacija. Svaki sudionik želi na jednom mjestu saznati informaciju, a aplikacija je svakako rješenje za sve. Kroz aplikaciju eventa sudionik ima sve na dlanu. Transferi, lokacije događanja, početak predavanja, govornici, sve je na jednom mjestu. Omogućena su i live stream predavanja i javljanja (često su predavači spriječeni doći na event, ali svejedno održe predavanje putem direktnog javljanja).
Briga o okolišu – clutter free trend
Najnoviji trend je svakako misliti na okoliš. To je upravo ono što se postiglo tehnologijom. Nema više reklama na recepcijama u obliku plakata i raznih brošura ili letaka, sve je pokriveno tehnologijom. Novi trend je korištenje biorazgradivih materijala kao sredstvo za serviranje hrane i pića. Tihana Baždar Gašljević, voditeljica odjela marketinga HUP-a Zagreb, pod čijim se okriljem nalazi cijela lepeza ekskluzivnih hotela, upućuje nas da njihovih gosti imaju tendenciju preko web stranice istražiti sve tlocrte i postave dvorana, rezervirati preko online sustava dvorane i datume i nakon nekoliko dana, kada uhvate vremena, dogovarati mailom ili telefonom detalje jelovnika i sličnih detalja.
-Ovaj je trend vidljiv u našim hotelima Sheraton Zagreb, Sheraton Dubrovnik Riviera te Westin Zagreb, čiji su brendovi dio najveće i najinovativnije hotelske grupacije na svijetu – Marriott International Inc, koja sustavno razvija ovakve programe podrške pri naprednijem i neometanom rezerviranju dvorana za kongrese i sastanke – ističe Gašljević. Ističe i trend vezan uz printane materijale, vidljiv je clutter free trend – sastanci, kongresi i događanja bez suvišnih hard copy materijala. Razni blokovi za pisanje, olovke i notesi manje-više su stvar prošlosti, gosti preferiraju sve rješavati putem pametnog telefona ili laptopa pa klasične postave dvorana temeljene na tome da se na stolu za svakog delegata nalazi blok, notes i olovka, sve su manje zastupljeni.
“Skype call konferencije”
Također, Gašljević ističe sve veću zastupljenost “formata”, to je kombinacija conference ili Skype calla s klasičnim sastankom ili konferencijom. Nerijetko se dio sudionika na konferenciji okupi, sudjeluje i radi, da bi se potom uključili i ostali delegati, ali putem raznih vrsta video-linkova. Konferencije “uživo” nikada, prema mojem mišljenju, neće izumrijeti, no kako će se tehnologija i dalje razvijati, okupljat će i one delegate iz različitih destinacija i vremenskih zona koji ne mogu “fizički” nazočiti konferenciji ili sastanku. Preduvjet za navedeno je besprijekorna hi-tech podrška, uz naravno, ground handling – kvalitetnu uslugu M&E osoblja u hotelu – ističe Gašljević.
U Forumu Zagreb kažu da sve više klijenata traži neformalne i neobične postave dvorana, a zdrava hrana je must. Traži se i videozid kao novi sastavni dio opreme. -Početkom godine imali smo ogromnu količinu događanja vezanih uz blockchain i kriptovalute – ističe Mara Mara Vitols – Hrgetić, voditeljica odjela marketinga, o njihovim iskustvima u 2018. godini. Ove se godine istaknula Future Tense konferencija po vidljivosti, komunikaciji sadržaja konferencije i predstavljanja relevantnosti teme i predavača, u organizaciji Komunikacijskog laboratorija.
Muzeji kao mjesta za evente
Muzejski prostori, osim svojim atraktivnim izgledom nerijetko locirani u arhitekturi starog Zagreba, nude potencijalnim klijentima neuobičajen prostor za organizaciju događanja. Uz atraktivnost prostora muzejske institucije nude i dodatni sadržaj za goste eventa kao npr. mogućnost stručnog obilaska izložbe za goste uz vodstvo autora.
Mimara – Siniša Pušonjić iz Mimare ističe, osim izuzetne atraktivnosti prostora, lokacijski dobar položaj zgrade za potrebe logistike, prihvat gostiju i brendiranje eventa. Muzej Mimara je prva kulturna institucija koja se počela baviti event marketingom. Važna je uravnoteženost sadržaja eventa u odnosu na korisnike, bili oni kulturne prirode, iz poslovnog svijeta ili svijeta politike. Organizacija u Mimari uključuje nadzor produkcije eventa zbog specifičnih uvjeta rada u muzeju te neometanje osnovne funkcije muzeja (redoviti posjetitelji, turističke grupe i sl.). Nivo kvalitete eventa mora biti u skladu s imidžom muzeja. Primjeri su “Financijski doručak OTP Splitske banke” ili Press konferencija “British American Tobacco” – prezentacija novog proizvoda.
Klovićevi dvori – Prvenstveno treba paziti na kvalitetu događanja te na profil eventa i gostiju. Event se ili sadržajem ili publikom treba uklopiti u profil muzeja. Treba paziti na sigurnost unutar muzeja, eksponata i inventara, nikako ne smije biti ugrožen izložbeni program – ističe Goga Bralić iz Klovićevih dvora. Primjerice, PBZ card Golden event 2014 istaknuo se programom, organizacijom, profilom gostiju te sinkronizacijom s našim aktualnim izložbama koje su integrirali u svoj program.
Muzej iluzija nudi kombinaciju neobične arhitekture prostora, kulturnog sadržaja, zabavne edukacije i nesvakidašnje iluzije. Kada se tomu pridoda i tim koji ima sve potrebne vještine, znanje i dugogodišnje iskustvo u organizaciji, zaokružuje se ponuda za one koji bitne događaje žele obilježiti drugačije. Potvrda dolazi i u obliku franšiza, koje su zagrebački Muzej postavile na čelo ostalih 11 otvorenih po cijelome svijetu. Održavaju se poslovni eventi, predstavljanja proizvoda, ali i obiteljske proslave i dječji rođendani te razni tematski partiji. -Svakako ističemo suradnju s Unicefom kad se cijeli prostor muzeja pretvara u muzej realnosti i jedinstvenom pričom i sadržajem privlači velik broj posjetitelja – naglašava Kristina Andrić, event menadžerica iz zagrebačkog Muzeja iluzija.
Muzej suvremene umjetnosti nalazi se u novoj, prema mnogima najimpozantnijoj zgradi u Zagrebu, koja je danas već kultno mjesto za mnoga kulturna i društvena okupljanja. -Kao živo mjesto stvaranja, predstavljanja, interpretiranja i čuvanja, omogućavamo da naše dvorane i prostori obilježene svojom umjetničkom posebnošću budu mjesto događanja za velike korporacijske i male intimne spomenare. Od Zbirki u pokretu do boravka u staklenoj prostoriji na raznobojno svjetlećoj multimedijalnoj terasi s pogledom na Zagreb, ili noćnog spuštanja skulpturom tobogana Carstena Hoellera uz catering inspiriran umjetničkim radovima… U proteklih devet godina kroz zgradu MSU-a održana su razna događanja, od najvećih korporativnih evenata do malih privatnih događanja – govori Suzana Pavić iz MSU-a.
Urbani eventi
Neobična lokacija, event koji priča priču, tajnost u organizaciji bez promocije i otkrivanja detalja uključujući i lokaciju u konceptu – tzv. secret partyji… sve, samo da ne bude obično i dosadno, da potakne maštu, znatiželju i interakciju. Više o tome svakako zna Lana Bedeković Rosandić iz agencije Alert koja potpisuje cijeli niz “urbanih evenata” i agencija je koja ima najbogatije iskustvo i know how u ovom području.
Savjeti Manuele Šole, Komunikacijski laboratorij
3 najvažnija savjeta za organizaciju konferencija:
- Postavljanje strukture organizacije
- Jasno definiranje odgovornosti
- Dobro upravljanje vremenom
3 savjeta za promociju konferencije na društvenim mrežama:
- Jasno odrediti ciljnu skupinu
- Pružiti pratiteljima kvalitetan i relevantan sadržaj
- Ako je riječ o dugoročnom projektu, održavati komunikaciju i nakon završetka konferencije
Najbolje konferencije u Hrvatskoj po organizaciji:
- Future Tense konferencija ☺
- Dani komunikacija
3 najvažnija savjeta za media plan/oglašavanje konferencije:
- Poznavati ciljnu publiku i kanale putem kojih se informira
- Odabrati kanale koji autentično nose poruku
- Prilagoditi poruke kanalu i ciljnoj skupini
Savjeti Lane Bedeković Rosandić, agencija Alert
3 najveća trenda event managementa u 2018. godini
Ako govorimo o Hrvatskoj, ove godine najdominantniji trend je odabir netradicionalnih i pop-up lokacija. Ako govorimo u svijetu, taj je trend jednako prisutan uz fokus na sigurnost sudionika i implementaciju novih tehnologija poput virtualne stvarnosti.
- Najjači prostori za event u Zagrebu – odabir prostora za event ovisi o nizu čimbenika – meni su najdraži oni novi, neotkriveni prostori koji zažive samo za jedan event, poput vrta u Preradovićevoj gdje smo radili event “Welcome summer party” za klijenta Journal.hr.
- 1 najveća fama i 1 najveća istina u event menagementu – Organizatori evenata NE vode glamurozan život. What happens backstage, stays backstage.
- Savjet za media plan/oglašavanje eventa – Postavite realne ciljeve i budžete i sve će biti u redu. U svakom slučaju, oko svakog eventa potrebno je napraviti hype. Kad je event zatvorenog tipa, ne oglašava se, oglašavaju se oni eventi gdje treba prodati puno karata, a ovisno o tipu eventa kreira se i medijska strategija… Ne možete ništa bez strategije.
Zagreb kao izvrstan odabir domaćih poslovnih i znanstvenih događanja
Popularnost Zagreba kao turističke i poslovne destinacije sve više raste. Sukladno tomu širi se i hotelska ponuda, a centar grada uskoro postaje bogatiji za dva nova, vrlo atraktivna, konceptom različita hotela.
– Kongresna i incentive ponuda Zagreba iz godine u godinu postaje sve bogatija, a najave otvaranja novih kapaciteta sigurno će unaprijediti kongresnu ponudu Zagreba – izjavila je direktorica Turističke zajednice grada Zagreba Martina Bienenfeld, i time jasno dala do znanja da Zagreb pretendira na visoko mjesto i u ovom segmentu turizma.
U strogom centru Zagreba, u obnovljenoj secesijskoj palači, svoja vrata otvara povijesni hotel Amadria Park Capital, dok će na mjestu nekadašnjeg hotela Arcotel Allegra goste dočekati lifestyle hotel Canopy by Hiton. Nakon Reykjavika, upravo je Zagrebu pripala čast otvorenja drugog europskog Canopy by Hilton hotela, prepoznatljivog po modernom dizajnu obogaćenom lokalnim detaljima te vrlo opuštenoj atmosferi.
„Croatian Meeting Experience Summit“ održava se na proljeće u Zagrebu
Hrvatska će, kao vodeća kongresna destinacija regije, konačno dobiti svoju prvu nacionalnu kongresnu burzu! Prvi „Croatian Meeting Experience Summit – MEETEX“ održat će se od 19. do 21. ožujka 2019., u zagrebačkom hotelu Westin. Skup organiziraju Hrvatska udruga profesionalaca kongresnog turizma (HUPKT) i agencija Inevents – Inovativni Eventi. Trodnevni event osmišljen je kao susret hrvatskih ponuđača i međunarodnih kupaca zainteresiranih za organizaciju događanja u Hrvatskoj. „MEETEX – Croatian Meeting Experience Summit“ prvo je hrvatsko događanje koje će okupiti predstavnike domaće kongresno-incentive-event industrije i birane kupce iz europskih zemalja i to na našem, domaćem terenu.
U Zagrebu se do kraja 2018. godine organizira niz značajnih poslovnih događanja, od kojih valja istaknuti 12. kongres Hrvatskog kardiološkog društva, 7. kongres Hrvatske udruge kardioloških medicinskih sestara te Prvu Europsku konferenciju mladih gastroenterologa. Već su potvrđena i velika događanja u iduće dvije godine: 11. konferencija o analizi ekstremnih vrijednosti EVA 2019, 7. europski pikološki kongres, prvi turističko-poslovni sajam CETS – „Central European Tourism Summit“, već spomenuti „MEETEX“ te 18. svjetski kongres o pričama i pripovijedanju, kao i 15. međunarodni kongres auksologije ISGA u 2020. godini.
Pregršt festivala i raznovrsnih manifestacija tijekom cijele godine, poput Adventa u Zagrebu ili Festivala svjetla dodatno privlače turiste i poslovne goste iz cijeloga svijeta te stavljaju Zagreb na jedno od poželjnih mjesta za posjet kako domaćih, tako i stranih poslovnih gostiju i turista.
BIZparty stigao u Zagreb i oduševio zagrebačke poslovnjake
BIZparty je poslovno-zabavni event koji već 12 godina uspješno organizira Mirakul, u formi afterwork partyja koji okuplja menadžere, poduzetnike i ostale poslovne ljude. Prvi BIZparty održan je u Osijeku, u prosincu 2006. godine i od tada ga je posjetilo preko 5.000 poslovnih ljudi. Nakon dugog iščekivanja u Aperitivo baru uspješno je održan prvi BIZparty u Zagrebu te je, slično kao i u Osijeku, gdje se održava već 12 godina, oduševio poslovne ljude željne zabave, ali i novih poslovnih prilika.
Na zagrebačkom partyju okupilo se oko dvjesto menadžera, poduzetnika i poslovnih ljudi iz brojnih uspješnih tvrtki i organizacija, koji su se izvrsno zabavili uz živu glazbu, ali i sklopili brojna nova poznanstva, što je i osnovna svrha takvog događanja. Svi gosti BIZpartyja također su imali priliku saznati nešto više o ritualu uživanja u cigarama, te o rijetkim i vrhunskim pićima koja se nalaze u Aperitivo baru, kao i posebnostima pripreme koktela. Party je počeo u 18 sati i trajao je gotovo do ranih jutarnjih sati, što dovoljno govori o dobroj atmosferi, ali i koliko zagrebački noćni život četvrtkom vapi za događajima ovog tipa. Sukladno tradiciji na svim BIZpartyjima, goste je dočekalo piće dobrodošlice i finger food.
Zagrebački BIZparty organizira tvrtka Mirakul, specijalizirana za poslovne seminare i konferencije te izdavač poslovnog časopisa BIZdirekt, u suradnji s Best Point Consultingom. Party će se održavati jednom mjesečno, svakog prvog četvrtka u mjesecu. S obzirom da je noćni život u Zagrebu već dugo vremena prilično siromašan četvrtkom, za razliku od drugih metropola u susjednim državama, organizatori vjeruju da će uspjeti oživjeti četvrtak kao idealan dan za izlaske na kojima se mogu okupiti kako poslovni ljudi koji žive u Zagrebu, tako i svi oni koji su poslom tu samo preko tjedna, i uglavnom petkom idu svojim domovima.
BIZparty je poslovno-zabavni event koji već 12 godina uspješno organizira Mirakul, u formi afterwork partyja koji okuplja menadžere, poduzetnike i ostale poslovne ljude. Prvi BIZparty održan je u Osijeku, u prosincu 2006. godine, i od tada ga je posjetilo preko 5.000 poslovnih ljudi željnih dobrog provoda i novih poslovnih poznanstava. Zahvaljujući sponzorima, na svakom BIZpartyju organiziran je zabavni program, gostima je ponuđeno piće dobrodošlice i catering te su redovito organizirane vrijedne nagradne igre.
Zahvaljujući vrhunskim koktelima i izvrsnim koktel-majstorima, maštovitoj gastronomskoj ponudi, cigar-roomu, koji predstavlja najposebniji dio prostora, te brojnim događanjima koje organiziraju, Aperitivo bar je donio najsuvremenije svjetske trendove u zagrebačku gastro i klupsku scenu. U manje od godinu dana otkako se otvorio, Aperitivo bar je postao jedno od nezaobilaznih i omiljenih mjesta za izlazak Zagrepčana i turista.
S obzirom na to da je prvi četvrtak u mjesecu pao na blagdan Svih svetih, BIZparty se iznimno održao u srijedu, dan ranije, što se vrlo zgodno poklopilo s Halloweenom – Noći vještica. Svi gosti su iznimno imali priliku u Aperitivo baru isprobati koktel “The End”, specijalno napravljen za goste BIZpartya na Halloween. Osmislio ga je barmen Ivan Mandarić, dvije godine za redom najbolji barmen cocktail weeka u Zagrebu 2017/2018. Idući BIZparty u Zagrebu održava se 6. prosinca, a organizatori najavljuju nova iznenađenja, jer cilj je da svaki BIZparty bude poseban i autentičan.
